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办公室工作制度
2013-04-24   作者:admin   来源:办公室   点击量:

 

石家庄职业技术学院
办公室工作制度
 
为进一步转变学院办公室的工作作风,提高工作效率,增强服务意识,发挥学院“窗口”作用,圆满完成所承担的各项工作任务,特制定以下工作制度。
一、请示报告制度
办公室工作人员要有强烈的事业心和责任感,对重大问题和职责权限范围以外的事情要及时请示和报告。
二、请销假制度
办公室工作人员要自觉遵守工作纪律,按时上下班,有事外出必须向办公室有关领导请假;上班后,要主动销假。
三、保密制度
办公室工作人员必须增强保密观念,做好保密工作。对于各类重要文件、密码电报、涉密资料要有专人签收、保管;因工作需要接触或经手的各类文电材料、重要会议内容不得向有关人员泄露;工作中形成的涉密文稿,事后要认真整理,及时交档案室统一保存或销毁。
四、值班制度
工作时间内,办公室必须有人值班,确保随时正常处理公务;根据工作需要,双休日、节假日实行轮流值班制度,值班人员和时间由部门领导统一安排。
五、事务公开制度
每周一上午召开办公室人员碰头会,总结上周工作,安排本周工作,研究解决有关具体事宜;定期公布本部门各项费用的开支、结余情况及涉及部门和部门人员利益的其它事项。
六、工作督办制度
对要求落实的有关文件精神和领导批示,由学院办公室通过检查、催报、日常催办、信息反馈、调研等方式对办理情况进行落实,并及时向院党政领导报告。
七、服务承诺制度
办公室人员要认真履行岗位职责,进一步强化来文、来电、来信、来访负责制,全面开展高效、优质服务:
(一)文件、材料限时办结承诺
1、上级部门要求报送的有关文件、材料,按上级文件规定的时间办结。
2、学院需要向上级部门报送的有关文件、材料,按领导批示规定的时限办结。
3、学院党委会纪要、院长办公会纪要,院领导签发后两天内办结。(即送院领导和书面通知相关部门)。
4、部门以学院名义行文,院领导签发后急件一天内办结,普通件三天内办结。
5、院领导需要的有关材料,按院领导规定的时间办结。
6、学院下发的文件,院领导签发后急件一天内办结,普通件三天内办结。
7、全院性大型会议的文件、材料,按规定的时间办结。
(二)事务限时办结承诺
1、对上级部门的督办督查事项,按上级部门的要求和院领导批示规定的时间办结。
2、院领导明确交承办部门办理的事项,自收到院领导批示当天转相关部门办理。
3、对来信来访,能办理的马上办理,不能办理的,当天内向分管院领导汇报,并按院领导批示办结或转承办部门办理。
4、院领导临时交办的事项,按院领导要求按时办结。
八、首问负责制度
(一)必须认真了解来访者的目的,并在自己职责范围内给予来访者简洁、准确的解释,认真办理有关来访事项。由于客观原因不能立即给予来访者答复或办理来访事项的,第一接待人必须向来访者说明原因,明确需要办理或答复的时间,并在承诺时间内予以答复或办理,不得无故推脱、搪塞、拖延和刁难来访者。
(二)如来访者需要了解、咨询或办理的事项超出第一接待人的岗位权限,第一接待人必须及时咨询主管领导或主任,给予合理解释或交由相关人员或室主任接待。
(三)第一接待人遇到重大来访事项时须做好来访的有关记录,必要时请来访者签名。
(四)对待来访电话、信件和电子邮件,如遇重大事项必须上报主任,经研究后给予合理答复。涉及本部门的来访事件必须及时向主管领导或主任汇报。
九、责任倒查制度
办公室人员凡因失职造成工作被动、失误,或酿成重大事故者,要进行责任倒查,并根据不同情况,给予内部检查或报送组织部门按有关规定处理。
十、档案管理制度
(一)学校形成的档案要根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)要求,按年度、问题、期限分别排列、编目和保管。
(二)案卷入库要做到卷、目、卡相符,以保证提供利用准确无误。
(三)管理人员要掌握各门类档案的特点和规律,熟知摆放地点、上架顺序,做到调档、还档准确。
(四)研究和改进档案保护技术,定期对档案进行检查,发现档案破损、褪变要及时修补复制。
(五)档案的收进、移出、鉴定、销毁、利用要有登记、统计。
(六)借阅完毕的档案经核对无误后要及时入库,以防丢失。
(七)节假日要对库存档案进行清点,核清上锁。