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文书立卷管理办法
2013-04-24   作者:admin   来源:办公室   点击量:

 
文书立卷归档管理办法
校字〔2000〕4号
一、      总则
为了加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》(原国家教委第6条令)的有关规定,结合我校档案工作的具体情况,制定本办法。
学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。
凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料,均属学校档案。学校档案必须实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
二、      立卷单位
学校所属各职能部门、办公室(党政合署)、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处(各系部)、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。
学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定一名兼职档案人员具体承办,协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。
三、      立卷要求
1、各门类档案立卷的原则是:遵循文件材料的形成规律,保持文件材料的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料质地优良,利于长期保存。
3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列,并注意密不可分的材料排列顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;结论性材料在前,附件在后;结论性材料在前,依据性材料在后,其它文件材料按时间顺序排列。
4、立卷应根据文件材料的多少而定,同一问题、内容的文件多时,可组成一至若干卷,每卷不超过150页;文件少时,可立薄卷。
卷内文件材料的编号:装订的案卷无论单面或双面,只要有文字,均应依次在右下角编页号(用铅笔);不装订的案卷不编页号。
每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加〔〕。对没有责任者(作者)、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要议题,组卷时要去掉卷内文件材料上的金属物(钉书钉),对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可在分割的照片、小字条等要进行加边、修补和裱糊?字迹稍模糊的要复制与原放在一起。
5、填写卷内文件目录
顺序号?以卷内文件排列先吊顺序来填写的序号。
文号:文件制发机关的发文字叧。
作者(责任者?:形成该文件?单位或对该文件负有责任的署名者。
题名:即文件标题,一般应慧实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“〔〕”号。
日期:文件的形成时间:填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“.”号。
页号:卷内文件起始之页的编勷。
四、      归档时间
学校各立卷部门处理完毕的具有保存价值的文件材料,收集齐全完整后,于次年犄4月30日之前交档案室集中排号、编目保存。
会计档案的归档。当年会计档案$在会计年度终了后,由形成会计档案的部门保管一年。期满后编造会謡档案案卷目录(移交清册)一式二份$一份随会计档案移交本单位档案室保存,一份本部门留存备查。
备注:归档的文件,便于保存,必须做到书写整齐、清楚,不准使用圆珠笔、铅笔、复写纸,以延长档案的寿命。
附:文?档案归恣范围和保管期?。 
 
 
 
                                                                             二○○○年三月二十四日